应用文是人们生活、学习、工作和公务活动中经常使用的具有某些惯用格式的一种文体。
应用文用途广泛，种类繁多。其中包括书信(或电子邮件)、日记、通知、便条、收条、借条、影讯、球讯、寻物启事、招领启事、海报、贺卡等。
应用文的语言重在实用，力求朴实、准确、简洁。由于应用文使用广泛，在实际运用中形成了各种各样的格式。现在就其格式及写法介绍如下，供参考。
怎样写通知
通知一般用于上级对下级\组织对成员布置工作\传达事情及召集会议等。通知就其形式而言，可分为书面通知和口头通知两种形式．对通知的考查侧重于对通知格式及通知正文时态的应用等方面。写好一份通知，需要掌握下面三点：
一、通知的形式
通知有多种分类。从形式上可分为书面通知(written notice)和口头通知(an nouncement)。书面通知强调语句简练，用词贴切，用语书面化；而口头通知比较灵活简练，用词表达可随便些，较为口语化。
二、通知的结构
通知一般由标题、正文和结尾三部分组成。标题部分包括常用标题语和发出通知的单位名称；正文包括事情、通知对象、要求、时间(有时还包括地点)等；结尾部分主要包括发通知的具体日期。英文通知的格式一般是将NOTICE(每个字母都大写)写在通知正文上面一行的正中间。发出通知的单位名称可以写在NOTICE上面，也可以写在通知正文的右下角；发通知的日期一般写在通知正文的左下角。书面通知的格式如图所示：
三、通知的书写
1．发出通知的单位和对象在一般情况下用第三人称，如要求同学们按时到会，不说“We must to…”或“You should…”，而应写成：All the students are requested to be there on time.
2．在语言上，口头通知的句型应该做到口语化，多用简单句和祈使句，语言上尽可能用精炼的文字表达明确的信息。通知中提及的事情都是计划要做的，时态多用将来时，语态多用被动式。
在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作为称呼语。开头常用句式是“May I have your attention，please?／Attention，please．／I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知结尾处常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作为客套结束语。
3．书面通知常以布告形式张贴或写在布告牌、黑板上，把事情通知到有关人员等。为醒目起见，标题的每个字母可以用大写(如NOTICE)。一开头需要交代说明何事(what)、何地(where)、何时(when)、何人(who)。
4．在句式写法上必须注意以下几点：①尽可能用精炼的文字表达明确的信息，多用简单句或短句、单句，以避免繁杂；②通知往往着重对活动内容、对象进行说明，多用被动语态，如“The class meeting will be held…”(班会将举行……)等等；③通知是要求下级成员该做什么或注意什么，多用祈使句；④通知中所告的事情大部分是未进行的，故多用将来时态。
简而言之，一份好的书面通知应具备以下三点：
1．四多一少。四多：被动语态多，将来时态多，简单句多，祈使句多。一少：修饰性词语少。
2．通知的开头要交代清楚活动的内容、对象、时间和地点。我们称之为四
“W”。即：what，who，when，where．
3．层次清晰。一个层次表达一件事，切忌在一个句子中表达多件事情。 joozone.com